3 étapes pour intégrer vos nouveaux employés à distance

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À distance, fini le trafic, et zéro problème de transport! Ce n’est plus une contrainte pour recruter des ressources qualifiées pour votre entreprise : vous avez accès à des talents de partout.

L’éloignement devient pourtant un obstacle quand vient le temps d’accueillir et d’intégrer vos nouveaux employés. Voici 3 étapes pour faciliter leur arrivée dans vos équipes, même s’ils travaillent à domicile.

1. Préparez leur arrivée dans les détails

Entre la confirmation de l’embauche et le premier jour travaillé, vos recrues devraient pouvoir se préparer en douceur. Ne les laissez pas sans nouvelles :

  • Pour remplacer le dossier papier souvent remis en personne aux nouveaux employés, transmettez-leur une trousse d’accueil numérique. Elle devrait présenter l’entreprise et sa vision, mais aussi contenir idéalement le programme de la première journée.

Attention de ne pas les ensevelir sous la paperasse…

Dosez la quantité d’information donnée dans cette trousse et par courriel pour ne pas submerger vos futures ressources.

Elles ne doivent pas se sentir débordées avant même d’avoir débuté!

  • Assurez-vous que le matériel nécessaire pour commencer à travailler leur sera livré avant le jour J. Les accès requis pour le travail à distance devraient aussi être créés.
  • Vérifiez qu’un ou une membre de l’équipe du service informatique sera disponible lors de chaque entrée en fonction. Vos recrues pourront donc obtenir de l’aide en cas de pépin ou pour une question technique.

2. Créez une bonne impression à leur arrivée

  • Prenez un bon départ en accueillant vos recrues : souhaitez-leur la bienvenue vous-même dès le premier matin. Ne confiez pas cette étape à autrui à moins de ne pas avoir le choix.
  • Organisez des rencontres en petit groupe pour que les nouvelles ressources voient à l’écran leurs collègues immédiats. C’est un peu l’équivalent d’une tournée virtuelle des bureaux, un secteur à la fois. Les plonger tout de suite dans de grosses réunions d’équipe peut au contraire être intimidant.
  • Restez disponible pour répondre aux questions. Fournissez déjà à chaque recrue tous les documents ou les outils utiles à son quotidien.
  • Désignez un parrain ou une marraine qui pourra aussi l’accompagner et, peut-être, devenir un mentor ou une mentore.
  • Après quelques heures, communiquez avec la nouvelle ressource par téléphone ou par vidéoconférence. Le ton de sa voix ou son expression vous donneront beaucoup plus d’infos sur ses premières impressions qu’un simple message écrit.

L’expérience de Maude et de Sahid, gestionnaires

Dans leurs entreprises – une PME et une compagnie –, Maude et Sahid recrutent des employés à distance chaque année. Voici leurs conseils :

  • Évitez d’établir le contact par courriel, surtout le premier jour. Le fait de parler à la personne se révèle plus humain et plus motivant.
  • Prenez un café (à l’écran!) avec elle pour connaître ses premières impressions. Ou encore, faites-lui signe à la fin de la journée, pour vous assurer que tout va bien et l’encourager au besoin.
  • Gardez du temps pour la conversation informelle (le fameux small talk). C’est un moyen de mettre rapidement votre recrue à l’aise, de créer un contact positif avec elle et même de vous trouver parfois des points communs.

3. Installez des bases solides dès les premières semaines

  • Maintenez la communication : vos employés à distance seront plus heureux et plus efficaces s’ils peuvent vous exprimer leurs attentes et mentionner leurs priorités. Demandez-leur!
  • Clarifiez tôt les rôles et les responsabilités de tout le monde. C’est un bon moyen de réduire les zones grises. Des rôles flous risquent de plomber le moral de toute l’équipe – pas seulement de ses nouveaux membres.
  • Élargissez l’horizon de vos recrues : parlez-leur de l’entreprise, de sa culture interne, des projets en cours, des problèmes observés et des réussites.
  • Dressez une liste de personnes clés à rencontrer. L’idée : permettre aux arrivants de se forger une vision globale et de mieux saisir les enjeux de l’organisation. Vos collaborateurs leur donneront idéalement une meilleure compréhension des liens entre leur poste et ceux des autres.

Une attitude gagnante pour une intégration réussie

Vous avez tout préparé pour une intégration à distance réussie? Mettez encore plus de chances de votre côté avec ces derniers conseils :

  • Cultivez votre patience
    Intégrer une équipe est un défi, mais à distance, c’est encore plus complexe et stressant. Laissez à vos recrues le temps de s’habituer à leurs fonctions. Dans la première année, ne comptez pas obtenir une productivité semblable à celle d’employés de plus longue date.
  • Faites-les participer aux réalisations de leurs collègues
    Si les nouveaux employés ont plusieurs occasions de collaborer, vous les exposerez à plusieurs façons de résoudre les problèmes dans l’entreprise. Leur créativité pourra aussi mieux s’épanouir - sans compter qu’ils noueront des liens!
  • Soulignez souvent les bons coups.
    Célébrez les réussites, même à distance. Misez sur l’humour et sur un climat positif pour créer un réel esprit d’équipe. Non seulement vos recrues pourront mieux s’intégrer, mais elles pourraient bien vouloir rester parmi vous pour de bon.

Bon succès!